La lección de una invitación improvisada

A lo largo de mi carrera representando a conferenciantes internacionales, he aprendido que los detalles son los que marcan la diferencia. Esta es una historia que me lo recordó de una manera muy clara.

En una ocasión acompañaba a dos ex primeros ministros europeos que habían participado como conferenciantes en un evento internacional. El programa se había preparado con cuidado: reuniones, intervenciones, desplazamientos... Todo estaba perfectamente planificado y acordado con el cliente.

El último día, cuando ya nos dirigíamos al aeropuerto, recibimos una invitación inesperada. El alcalde de una ciudad española quería invitar a los dos ex primeros ministros a desayunar. Era un gesto de cortesía y, después de valorarlo, decidieron aceptar la invitación.

Al llegar apareció el primer problema.

La responsable de protocolo me comunicó que yo no estaba invitado al desayuno.

Le expliqué que yo era el representante de los conferenciantes y que mi función era acompañarlos durante toda la visita. No tenía ningún sentido que yo quedara al margen, especialmente en una actividad que había surgido fuera del programa previsto.

Después de unos minutos de conversación me llamaron de nuevo.

Finalmente, "ya encontrarían un lugar en la mesa".

Pensé que todo había quedado en una simple confusión.

Me equivocaba.

Durante el desayuno, tras los discursos de bienvenida, los organizadores pidieron a los dos ex primeros ministros que grabaran unas declaraciones promocionando la ciudad.

No solo era una petición improvisada.

Ya tenían preparado un pequeño estudio de televisión en una sala contigua.

Los asistentes personales de los conferenciantes me miraron de inmediato.

—Felipe, esto no estaba en el briefing.

Y tenían toda la razón.

Aquella grabación nunca había sido prevista, ni negociada, ni autorizada. No existía ningún acuerdo sobre el uso de su imagen, ni cesión de derechos, ni contraprestación económica.

Los conferenciantes, por educación y deferencia hacia el alcalde, aceptaron hacer una intervención muy breve.

Pero yo sabía que aquella situación no era correcta.

Cuando terminó la grabación hablé con la persona responsable de protocolo.

Le expliqué que mis conferenciantes no habían autorizado ningún uso promocional de su imagen y que, si aquella grabación se utilizaba, habría que formalizar la autorización correspondiente y facturar los derechos.

Le pedí simplemente dónde debía enviar la factura.

En aquel momento puse una cifra que dejara clara la importancia de lo que había pasado.

100.000 euros por cada conferenciante.

Al día siguiente me volvió a llamar.

Me explicó que había habido un problema técnico y que las grabaciones se habían perdido por completo.

No sé si realmente fue un error técnico o si simplemente decidieron no utilizar aquel material.

Tampoco era lo más importante.

Lo que sí quedó claro es una lección que he aplicado siempre desde entonces.

Las invitaciones improvisadas pueden ser un gesto amable. Las sorpresas profesionales, no.

Cuando representas a personas de alto nivel, la confianza es el valor más importante que tienes.

Por eso todo lo que se le pida a un conferenciante — intervenciones, entrevistas, fotografías, grabaciones, promociones o usos de su imagen — debe estar acordado antes, conocido por todas las partes y, siempre que sea posible, por escrito.

Porque un buen briefing no limita la flexibilidad.

Protege la confianza entre el cliente, el conferenciante y su representante.

Y esa confianza es, al fin y al cabo, lo que hace posible una relación profesional de largo recorrido.

Escrito por Felipe Gallardo, consultor de desarrollo de negocio y asesor de talento que ayuda a organizaciones de todo el mundo a encontrar y contratar al conferenciante adecuado. Conoce más sobre LATINMINDS →